Chi acquista opere d’arte, siano esse dipinti, statue o gioielli, lo fa per passione e per poter godere della bellezza che esse rappresentano. Spesso, però, accade che il proprietario del bene decida di darlo in prestito, temporaneamente oppure per lunghi periodi, a musei o ad altri enti, privati o pubblici.
Il prestito di un’opera d’arte richiede necessariamente il rispetto di una serie di specifiche procedure organizzative, amministrative e legali, senza le quali non sarebbe possibile garantire, innanzitutto, la messa in sicurezza e la conservazione del bene, ma anche la puntale definizione delle condizioni contrattuali relative alla durata del prestito, ai dettagli sull’allestimento dell’opera e all’utilizzo delle sue immagini.
A tal proposito, una volta inviata la lettera di richiesta del prestito da parte del soggetto interessato, è prassi compilare la scheda di prestito (loan form), contenente i dati principali dell’opera e i dati del prestatore, e sottoscrivere un contratto tra le parti (loan agreement) per fissare i termini e le condizioni del prestito. Inoltre, la richiesta di prestito è accompagnata dal facility report: un documento che descrive compiutamente quali sono le misure di conservazione e di sicurezza (anticendio, antifurto, personale di sorveglianza ecc.) degli spazi espositivi o della struttura museale destinata ad ospitare l’opera richiesta in prestito.
Occorre perciò richiedere e concordare, unitamente alle clausole relative alla durata del prestito, ad eventuali fees, alle modalità di cessazione del contratto, alla legge applicabile e alla scelta del foro competente, anche le clausole, più delicate, relative alle modalità di allestimento dell’opera nello spazio espositivo o museale prescelto.
Le opere d’arte, in ragione della loro unicità, richiedono un alto livello di cura e attenzione che può essere soddisfatto mediante la compilazione, da parte di un esperto (solitamente un restauratore), del “condition report” che attesti lo stato di conservazione dell’opera prima dell’imballaggio, al momento dell’arrivo in sede di mostra e, ovviamente, anche al termine del periodo di prestito, per verificare eventuali e sopravvenuti danni. Tale documento è dunque fondamentale e necessita di attestazioni fotografiche a seguito di qualsiasi movimentazione dell’opera, in quanto permette di risalire, in maniera certa, al momento in cui si è verificato il danno e al suo eventuale responsabile.
È anche per tale ragione che è cruciale individuare le modalità di allestimento dell’opera: per prima cosa occorre definire col prestatore se vi sono particolari richieste e poi programmare l’allestimento in loco, in vista del quale può essere nominato anche un “courier” che sia in grado di supervisionare e di verificare la corretta collocazione dell’opera nella sede prestabilita dalle parti (oltre che accompagnare l’opera durante tutto il trasporto, dal momento dell’imballo al momento dell’allestimento). Rispetto alla nomina di questo professionista risulta necessario definire in sede contrattuale il suo compenso ed eventuali rimborsi spesa.
Particolarmente complessa risulta l’operazione di concessione in prestito dei beni sottoposti a vincolo di interesse culturale, a maggior ragione se è prevista la loro movimentazione all’estero. Se il prestito è destinato all’ambito nazionale è richiesto l’intervento e l’autorizzazione delle Soprintendenze Archeologia Belle Arti e Paesaggio territorialmente competenti, mentre, in caso di prestito verso un Paese estero di beni culturali e di opere che presentano interesse culturale di autore non più vivente, e la cui esecuzione risale ad oltre 70 anni, sarà necessaria l’autorizzazione del Ministero dei Beni Culturali e il rilascio da parte dell’Ufficio Esportazione dell’attestato di circolazione temporanea e della licenza di esportazione (quest’ultima solo in caso di prestito dell’opera verso un Paese extra-UE). Diversamente, nel caso di opere con meno di 70 anni, di autore vivente e prive di interesse culturale, la normativa sui beni culturali non si applica, per cui non deve essere richiesta alcuna autorizzazione al Ministero, né altri attestati.
Un ulteriore aspetto a cui bisogna prestare particolare attenzione è la scelta della polizza assicurativa. È bene, infatti, che la copertura assicurativa sia all risks “da chiodo a chiodo”, ossia che copra l’opera dal momento della sua rimozione dalla collocazione originaria fino a quando tornerà nuovamente al prestatore, assicurandosi di non tralasciare alcuna fase: disallestimento, imballaggio, trasporto, allestimento e giacenza nella sede espositiva.
È dunque essenziale stabilire il valore del bene assicurato e convenire contrattualmente quale sarà la somma che la compagnia assicurativa corrisponderà in caso di danneggiamento o perdita totale del bene.
In caso si convenga la c.d. “stima accettata”, la compagnia assicurativa pagherà il valore assicurato attribuito all’opera di comune accordo dalle parti (in ottemperanza al principio di cui all’art. 1908 Codice Civile), senza eccezione alcuna sull’entità dell’indennizzo, mentre nel caso in cui le parti abbiano optato per il “valore dichiarato” si farà riferimento al valore delle opere indicato dal prestatore, fermo restando a carico dello stesso la prova del valore commerciale del bene colpito dal sinistro. Il prestatore deve altresì verificare, per sicurezza, che il premio sia stato effettivamente pagato da parte del soggetto contraente (ex art. 1901 Codice Civile) per evitare di incorrere in spiacevoli inconvenienti in caso di danneggiamento di un’opera non coperta da una idonea copertura assicurativa.
Infine, è altresì necessario definire, a livello contrattuale, se siano concessi all’organizzatore della mostra o all’espositore anche i diritti di riproduzione e di esposizione quali, ad esempio, il diritto di riprodurre immagini dell’opera nel catalogo della mostra o di utilizzarle per scopi promozionali e divulgativi.
Il prestatore, sebbene sia il proprietario dell’opera, non è necessariamente anche il titolare dei diritti di esposizione, così come non lo è nemmeno dei diritti di riproduzione, visto che entrambi sono diritti di utilizzazione economica che però necessitano di un trasferimento da parte dell’autore dell’opera che deve essere espresso per iscritto in sede di compravendita del bene, salvo che l’autore non sia deceduto da più di 70 anni.
Per tale ragione, il prestatore deve accertarsi che vi sia stato un atto di cessione in forma scritta di tali diritti da parte dell’autore e poi curarsi di regolamentare contrattualmente con l’organizzatore tali profili.
Beatrice Molteni
Junior Associate di Loconte&Partners